Processo de inicialização: Começando com o Pé Direito

Publicado: 29 de julho de 2011 em Cilvo de Vida do Projeto, Gerenciamento
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O ciclo de vida de um projeto é composto pelos seguintes processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento. Nesse post irei abordar um pouco sobre a iniciação do projeto que é a fase de proposta do projeto, onde o mesmo é avaliado com relação a o seu real objetivo, a sua prioridade e impacto com relação a organização, junto à diretoria.

Os projetos surgem de necessidades e demandas. A mesma pode ser interna ou externa e a sua postura deve se adequar a esses fatores. Desenvolver uma proposta de projeto não é algo simples, podendo partir de um formulário de solicitação do projeto, ou de um Documento Conceitual de Projeto onde você deverá registrar informações gerais, inclusive os objetivos e o resumo do projeto para que a comissão julgadora, diretoria ou pessoa responsável por aprovar a proposta de projeto, possa avaliar o mesmo. O documento conceitual é uma forma de alinhamento com os stakeholders, pois deixa a critério dos analisadores aprovarem ou não o desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto (TAP). 

Depois de esclarecidos todos os pontos contidos no documento conceitual, o aceite do projeto é formalizado pelo desenvolvimento do TAP. O Termo de Abertura do Projeto (TAP) tem algumas finalidades fundamentais:

                Reconhecer que o Projeto deve começar: Ele tem como finalidade anunciar formalmente a todos os stakeholders que o projeto foi aprovado e estará sendo endossado pela alta gerência e que necessita de uma cooperação esperada.

                Consigna recursos ao projeto: Tempo, materiais, dinheiro e recursos humanos serão organizados para iniciar o projeto formalmente e desenvolver o mesmo da melhor forma possível.

                Designa o Gerente de Projetos: Em muitos casos, conhecemos o gerente de projetos antes do TAP, mas ele serve como uma notificação oficial de nomeação. O patrocinador do projeto formalmente transfere autoridade ao gerente que será responsável por monitorar todos os processos formais do projeto.

                Fornecer uma visão geral do projeto e suas metas: O termo de abertura bem documentado mantém a equipe informada e contribui para o alinhamento geral, deixando claras a visão geral e as metas que definirão o sucesso do projeto.

Essas finalidades fundamentais do Termo de Abertura do Projeto são retiradas dos seguintes itens que compõem o TAP:

                Declaração de trabalho: Contém uma descrição dos produtos ou serviços resultantes do projeto, uma descrição do trabalho do projeto e especificações concisas sobre o produto ou dos serviços solicitados.

                Descrição do escopo do produto: Enumera as características do produto, dentre elas as especificações, medições ou outros detalhes que identificam o produto. Ela deve ser clara e concisa. Essa descrição de escopo geralmente é finalizada na mesma época que o documento conceitual do projeto.

                Plano estratégico: Descreve as metas e os planos a longo prazo da organização.

                Resumo do projeto: Incluir o propósito do projeto e explicar a razão de sua realização.

                Objetivos do projeto: Devem incluir os fatores que ajudarão a determinar se o projeto é um sucesso.

                Requisitos: Os requisitos do projeto nessa fase são de alto nível. Eles são como descrições mais detalhadas sobre as entregas do projeto.

                Justificativa empresarial: é uma ótima idéia reiterar a justificativa empresarial do projeto no termo de abertura, inclusive a sua justificativa financeira – ROI ( Return on Investment – Retorno sobre o investimento) por exemplo.

                Estimativas e custo: Caso possua estimativas de custo inicial incluir esse campo.

                Funções e Responsabilidades: Incluem um quadro de funções e responsabilidades com os nomes dos participantes. Devemos ter apenas um gerente de projetos e um patrocinador, mas pode haver várias entradas para gerentes funcionais, fornecedores, clientes e assim por diante.

                Assinatura: Deixar espaço para as assinaturas do patrocinador do projeto é uma forma de deixar tudo bem organizado e acobertado.

                Anexos: Anexar qualquer informação que possa ajudar a esclarecer o projeto.

Objetivo do post é desmistificar o TAP e valorizar o seu desenvolvimento, pois o mesmo é muito útil para alinhar o entendimento e assegurar ao gerente os objetivos que terão que ser alcançados no desenvolvimento do projeto, deixando o mesmo protegido por um documento formal.

Bem espero ter esclarecido um pouco o processo de inicialização do projeto.

Juarez Guimarães

*Esse artigo foi baseado no 3º Capitulo do Livro: Gerencia de Projetos – Fundamentos Um guia prático para quem quer certificação em Gerencia de Projetos – Kim Heldman, PMP.

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comentários
  1. Felipe Melo disse:

    Jureba.. feliz por vc cara! A gente precisa manter mais contato.. Sucesso para vc.

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